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Les outils de Software Asset Management

Les outils de Software Asset Management

Les outils sont une brique incontournable d’une démarche SAM industrialisée et automatisée. De multiples combinaisons d’outillage sont possibles, depuis les outils gratuits mis à disposition par les éditeurs, ceux déjà existants au sein de votre SI, jusqu’aux outils dédiés au Software Asset Management. Ils permettent d’avoir des données exhaustives, normalisées, puis pour certaines d’entre eux,  de les traiter pour calculer une conformité optimisée.

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A chaque entreprise son outil de Software Asset Management

Est-il nécessaire d’acquérir une solution logicielle de Software Asset Management ? Si oui, comment choisir la mieux adaptée à son besoin ? Comment utiliser et capitaliser sur les outils déjà en place (SCCM, Landesk, Altiris,...) ? D’après l’enquête associée au Livre Blanc “Software Asset & Cloud Management : de la gestion des actifs logiciels à l’optimisation des services” co-rédigé par le Cigref et Elée, 52% des grandes entreprises sondées ont adopté une solution SAM du marché, et 94% d’entre elles utilisent au moins un outil de discovery/inventaire.
 
Les solutions SAM se sont rapidement imposées dans les DSI désireuses d’industrialiser et de fiabiliser leur gestion d’assets logiciels. La montée en maturité des Software Asset Managers, conjuguée aux progrès considérables réalisés par les éditeurs de logiciels SAM comme Snow Software, Flexera, Aspera ou ServiceNow ont accéléré le phénomène.

Le choix d’un logiciel de Software Asset Management spécialisé ou la construction d’une “chaîne outillée” dédiée au SAM doit se faire au regard de la situation et des besoins de chaque entreprise. Un choix d’outil adapté associé à un service approprié pour l’intégrer et le gérer vous apportera une grande valeur ajoutée, tant sur le plan financier que sur la maîtrise de votre patrimoine IT.

Le rôle d’Elée est de vous aider à faire un choix éclairé, tant sur le plan technique que financier, et de vous accompagner pour tirer tout le potentiel du ou des outils de software & cloud asset management en votre possession.

Les principales problématiques liées aux outils de Software Asset Management

    Discovery et inventaire

    La collecte de données de qualité est la première brique d’un Software Asset Management bien géré. Quels outils utiliser pour remonter des données / métriques exhaustives et pouvoir calculer une conformité ? Quels sont les outils gratuits pouvant être utilisés ? Faut-il choisir une technologie avec ou sans agent ? Comment tirer parti des outils déjà en place (SCCM, ...) ?

    Choisir une solution de Software Asset Management

    La réussite d’un projet d’outillage réside principalement dans l’expertise SAM des équipes qui l’utilisent. Néanmoins, certaines solutions logicielles de gestion des licences se révèlent parfois mieux adaptées à tel ou tel contexte technique.

    Comment bien préparer son cahier des charges ? Sur quels critères faut-il les évaluer ? Quel est le budget et quels sont les coûts cachés à prévoir ?

    Outils gratuits et outils éditeurs

    Certains outils gratuits ou fournis par les éditeurs permettent, s’ils sont bien paramétrés et utilisés, de collecter de données fiables à moindre coût. Quels sont ces outils ? Comment bien les paramétrer et les utiliser dans une démarche de Software Asset Management ?

    Réussir l’intégration

    L’intégration d’une solution de Software Asset Management n’est pas un projet technique, c’est un projet qui nécessite une expertise forte sur le licensing et les contrats pour obtenir des analyses fiables. Quels sont les écueils à éviter ? Comment contrôler que l’outil donnera des résultats utilisables et opposables en cas d’audit ?

    Exploiter le potentiel de sa solution SAM

    Trop nombreuses sont les entreprises qui sous-estiment le travail nécessaire à l’utilisation et au maintien en conditions opérationnelles d’un outil SAM et se disent déçues de leur acquisition. En très grande majorité, ces utilisateurs ne se sont pas donnés les moyens d’exploiter pleinement leur solution. 

    Conseil et expertise autour des outils de Software Asset Management

    Elée propose des services de conseil et d’expertise pour le choix, l’intégration et l’utilisation des outils de Software Asset Management du marché.

    • Stratégie de discovery et d’outillage - Choix des outils de collecte de données

    Sans des données exhaustives répondant aux contraintes imposées par les métriques, il est impossible d’évaluer les risques financiers encourus. La collecte de ces informations peut s’avérer difficile et fastidieuse, surtout si l’entreprise est peu outillée ou décentralisée.
    Elée vous conseille dans la construction d’un outillage sur mesure pour votre Software Asset Management :

    • Outils éditeurs : SCCM, ILMT / Bigfix, les USMM SAP,... sont autant d’outils mis à disposition par les éditeurs et qui vous permettent de collecter et de travailler vos données dans le cadre d’une démarche de Software Asset Management.
    • Outils gratuits / scripts et requêtes : des outils comme MAP Toolkit ou RV Tools par exemple, sont des outils gratuits permettant de requêter des données de qualité sur vos infrastructures et installations, sans agent (agentless). Des scripts peuvent également être utilisés, comme le fait Oracle lors d’audits de licences. Elée est en mesure de vous conseiller sur ces outils gratuits et les scripts à utiliser pour obtenir des données fiables, opposables à l’éditeur en cas d’audit.
    • Agents d’outils de Software Asset Management / ITSM / antivirus : si vous possédez déjà des agents sur vos postes de travail et vos serveurs, ils sont une source de données très fiable pour inventorier vos usages et installations ainsi que les infrastructures sous-jacentes. Les agents des outils de Software Asset Management (Snow Software, Flexera, Service Now,...) sont conçus pour remonter les données nécessaires aux calculs de conformité. Les agents d’outils ITSM / CMDB remontent parfois des données insuffisamment précises, qui devront être complétées ou recoupées avec d’autres sources.

    Attention, certaines données ne peuvent pas être collectées automatiquement par des outils. Par exemple, les utilisateurs d’une application ou encore les données liées à certaines métriques spécifiques (chiffre d’affaires, nombre de visiteurs d’un site marchand,...). Dans ce cas, d’autres processus déclaratifs ou outillés peuvent être mis en place.
    Exemples de livrables :

    • Analyse et diagnostic de vos outils existants
    • Construction d’une cible / stratégie d’outillage de collecte pour le Software Asset Management

     

    • Appui au choix d’un outil de Software Asset Management

    Dès le début de leur réflexion, nous fournissons à nos clients un cadre méthodologique et des outils simples (diagnostic de maturité, études de marché, REX, business case, …) permettant d’évaluer les besoins fonctionnels et le ROI potentiel d’une solution logicielle dédiée.
    Une fois le projet validé, nous accompagnons les SAM managers et les équipes techniques dans la rédaction des cahiers des charges (techniques, fonctionnels) et la préparation des consultations auprès des éditeurs. 
    Chaque solution de Software and Cloud Asset Management possède ses forces et ses limites fonctionnelles et techniques, qui évoluent au fil des mois. Elée vous accompagne dans le meilleur choix en fonction de votre usage et de votre environnement (cas d’usages spécifiques de l’outil, compatibilité maximale avec vos infrastructures on premise et Cloud, couverture de vos produits software par le catalogue de signatures de la solution, …).

    Exemples de livrables :

    • Benchmark, Etude de marché des solutions de Software Asset Management
    • Business Case / Etude de ROI
    • Rédaction des spécifications techniques et fonctionnelles 
    • Rédaction d’un cahier des charges et conduite de la consultation pour le choix d’un outil

     

    • Proof Of Concept (PoC) d’un outil SAM

    Les éditeurs d’outils SAM proposent de réaliser des PoC, gratuits ou payants. Cette démarche vous permet d’avoir un premier aperçu du fonctionnement de ces solutions. Néanmoins il peut être judicieux d’être accompagné par des experts Elée lors de cette phase. Notre équipe a développé une méthodologie spécifique pour les PoC permettant d’évaluer l’adéquation des solutions aux besoins et aux attentes du client (préparation des jeux de tests, des simples de données, supervision…) en situation réelle.
    Les éditeurs vont vous proposer de tester des cas d’usage standards et/ou des éditeurs qu’ils maîtrisent, le tout en mode “SaaS”, évitant ainsi les problématiques d’intégration.
     L’enjeu est plutôt d’orienter le PoC vers vos contraintes réelles, qui seront déterminantes pour la réussite du projet. Le PoC doit montrer la capacité de l’outil SAM à traiter ces difficultés :

    • Compatibilité technique avec votre environnement (serveurs linux, anciennes versions d’OS, sources de données,...)
    • Cas d’usage fonctionnels complexes devant être identifiés en amont
    • Couverture native de vos éditeurs à enjeux
    • Appui à l’intégration d’un outil de Software Asset Management

    Une fois la solution retenue, nos équipes AMOA et AMOE sont en mesure de réaliser la mise en œuvre aux côtés des équipes clients et éditeurs :

    • Installation
    • Paramétrage de la solution, développement de connecteurs ou API
    • On boarding éditeur ( Sprint Elée) : chargement des données de discovery, des contrats, des règles
    • Tests & Recettes
    • Go live
    • Formation théorique éditeur + formation pratique sur votre propre environnement

    L’intégration d’une solution de Software Asset Management n’est pas un projet purement technique. L’analyse des sources de données, le paramétrage des règles de licensing, la saisie des contrats, la vérification des calculs et résultats remontés, doivent être réalisés par des experts en licences et contrats. Choisir un intégrateur qui n’est pas un expert des licences et du Software Asset Management est une des causes d’échec d’un projet d’outillage SAM.

    • Appui à l’utilisation de votre outil de Software Asset Management / Service Managé outillé

    Les outils de gestion des licences logicielles sont très puissants, notamment pour les grands comptes qui veulent couvrir une très forte volumétrie de devices et d’éditeurs. Mais aucun outil de Software Asset Management ne permet de faire du “Push Button”.  Ils nécessitent tous une forte expertise pour fonctionner et générer les rapports attendus. SAP n’a pas remplacé les comptables, de la même façon l’outil SAM ne remplace pas les hommes, il les aide à aller plus loin.

    Beaucoup de projets d’outillage SAM échouent ou vivotent en raison du manque de ressources ou d’expertise des équipes clientes qui n’arrivent pas à maintenir et à exploiter l’outil pour en tirer des résultats fiables et opposables aux éditeurs logiciels. Les outilleurs SAM n’ont pas vocation à fournir un service dans la durée et les sociétés de conseil spécialisées en Software Asset Management sont de plus en plus sollicitées pour remettre sur pied les projets d’outillage puis pour en tirer le meilleur.

    Fort de ce constat, notre conviction est que l’avenir de l’outillage SAM et de la gestion des licences logicielles de manière plus large, réside dans le Service Managé outillé, associant des compétences internes, un outil et un partenaire conseil et expertise SAM.

    Plusieurs grands comptes l’ont déjà compris et lancent des consultations de Service Managé ou Service Outillé SAM regroupant un outil SAM du marché et une société de conseil spécialisée qui mettra en œuvre et exploitera la solution à travers un contrat pluriannuel. Pour les entreprises de taille plus humaine, cet appui peut se faire de manière “souple” avec un consultant intervenant en Assistance Technique à temps plein ou temps partiel.

    • Booster les performances de votre solution de Software Asset Management avec Sambox.io

    Les outils de gestion des licences logicielles sont très puissants, notamment pour les grands comptes qui possèdent des parcs logiciels très étendus. Les moteurs de métriques génériques dont ils sont dotés, permettent de calculer des positions de conformité sur un scope large de produits.

     
    Sur les produits dont les métriques sont complexes (SQL Server, Windows Server, Oracle DB, etc…) ces moteurs de métriques génériques atteignent leur limite et les calculs peuvent être fortement optimisés.

    Afin de venir renforcer les outils SAM du marché, Elée a développé des connecteurs entre son outil d’optimisation des licences Sambox.io et les principales solutions SAM du marché (Snow Software, Flexera Software, Aspera, ServiceNow,...). Les données de votre outil SAM sont ainsi automatiquement exportées, traitées dans Sambox.io et réinjectées avec une allocation optimale des licences. 

    Sur des produits comme SQL Server ou Windows Server, les optimisations sont conséquentes : Sambox.io peut réduire jusqu’à 90% les licences nécessaires pour couvrir votre parc !

    Conseil et expertise autour des outils de Software Asset Management

    Pourquoi choisir Elée ?

    Une expertise technico-fonctionnelle

    Une expertise technico-fonctionnelle

    L’implémentation d’une solution SAM nécessite une double compétence pour que cela fonctionne. Les équipes Elée possèdent une expertise technique forte sur les outils (élaboration de connecteurs, contournements de problèmes techniques spécifiques à ces outils,..) et une expertise fonctionnelle sur le licensing et les contrats afin de pouvoir challenger le paramétrage des règles de licences dans l’outil, saisir les données d’achat et vérifier la justesse des calculs

    Partenariat et certifications

    Partenariat et certifications

    Elée est partenaire des solutions SAM leaders du marché telles que Snow Software, Flexera Software, Aspera, Service Now. Nos consultants sont formés et certifiés sur ces outils par l’éditeur lui-même

    Retours d’expérience terrain

    Retours d’expérience terrain

    Depuis 2011, Elée a travaillé sur les plus importants projets d’implémentation de solutions SAM en France. Nos consultants possèdent ainsi une expérience terrain pragmatique sur les pièges à éviter, les solutions de contournements à mettre en place pour vous faire gagner un temps précieux dans votre projet d’implémentation

    Formation pratique

    Formation pratique

    Au delà des formations théoriques proposées par les éditeurs de solutions SAM, Elée vous propose des formations pratiques de “prise en main” ou de “perfectionnement” sur votre propre outil et dans vos locaux. A vos côtés, notre expert vous explique en détail les gestes à réaliser pour gérer les éditeurs dans votre outil, avec vos spécificités et vos produits

    "Elée nous a accompagné pour la mise en oeuvre de notre outil SAM depuis l’installation jusqu’à la prise en main au quotidien, en passant bien sûr par les paramétrages et contournements technique liés à l’implémentation. L’expérience d’Elée nous a permis de gagner un temps précieux et de faire fonctionner aujourd’hui l’outil dans de bonnes conditions"

    Pierre Responsable de la cellule SAM

    Découvrez sambox.io

    L’outil conçu par Elée pour gérer et optimiser votre conformité logicielle en ligne !

    Demandez à être rappelé par un expert !

    Discutez directement avec Imane Alaoui, Manager du Pôle Outillage Software Asset Management chez Elée !