Gestion d’un audit éditeur

L’audit est un droit légitime de l’éditeur, destiné à contrôler les conditions d’utilisation des logiciels concédés ou mis à disposition. Un « audit de conformité » consiste en une vérification de la correspondance entre les autorisations d’utilisation fixées contractuellement (licences et droit achetés) et l’utilisation réelle du logiciel.

Elée est intervenu sur plus de 100 audits éditeurs depuis 6 ans (Oracle, SAP, Microsoft, Autodesk, Tibco, HP, IBM, Adobe…) en France comme à l’étranger. De ces expériences, nous avons su développer des méthodologies de gestion de projet, de gestion de crise et de collecte de données répliquant celles des éditeurs ou de leurs auditeurs, et ce dans l’unique but de fournir un support neutre et objectif à nos clients et de minimiser l’impact financier de ces audits.

Découvrez notre formation Gestion des audits éditeurs

Comment minimiser l'impact des audits de licences ?

Totalement indépendant des éditeurs, distributeurs et auditeurs, Elée accompagne ou a accompagné les plus grands comptes français dans la gestion de leurs audits éditeurs.

Nos experts peuvent intervenir à tout moment, de la réception du courrier jusqu’à la vérification des conclusions ou du rapport de l’éditeur pour gérer les échanges amont (protocole d’audit), réaliser les inventaires et les analyses, sensibiliser les équipes informatiques et le management à ces démarches.

En cas d’audit, le but est de réaliser une analyse de conformité en parallèle de celle réalisée par l’auditeur et fournir un contre-rapport d’audit argumenté. Grâce à nos outils, nous savons optimiser vos allocations, réduire vos risques et ainsi minimiser voire annuler l’impact financier de l’audit. La démarche proposée par Elée est applicable à tous les éditeurs et tous les produits. Nos contre-rapports sont argumentés et appliquent les règles éditeurs, ils ne sont pas contestables et ne l’ont jamais été lors d’audits chez les plus grands comptes français et mondiaux.

Les points clés de la gestion d’un audit de licences

Anticiper un audit de licences éditeurs

Il existe des “facteurs déclencheurs”, des signaux qui attirent les éditeurs et les poussent à faire un audit. Il est important d’avoir ces signaux en tête pour évaluer la probabilité d’audit et anticiper grâce à une analyse de conformité préventive ou “Audit à blanc”. Les facteurs déclenchant sont par exemple : un appel d’offre perdu par l’éditeur, une baisse des dépenses de licences/maintenance, l’approche de la fin d’une échéance contractuelle...

Garder la main durant l’audit

Êtes-vous sûr que vous avez bien la main sur l’audit ? que vous maîtrisez vos droits et celui de l’auditeur ? Vous pensez avoir imposé vos conditions, mais êtes-vous sûr que l’auditeur n’avait pas prévu de vous accorder les faveurs que vous pensez avoir négocié ? Avec l’appui d’Elée, n’ayez plus de doutes, profitez de 10 années d’expérience et plus de 100 audits vécus et négociés auprès de nos clients.

Minimiser l’impact financier de l’audit

Même lorsque vous pensez être prêts, un audit aboutit souvent à une régularisation coûteuse et imprévue. Une négociation habile pourra vous permettre d’en diminuer le montant, mais est-ce le prix juste ? Le “deal” proposé par l’éditeur n’est jamais avantageux pour les clients. Avec Elée, vous êtes assuré de ne pas faire d’erreurs, vous connaîtrez à l’avance le contenu du rapport d’audit, les remédiations auront été menées et Elée établira un contre-rapport d’audit vous assurant de payer le prix minimum et de conclure le meilleur accord possible avec l’éditeur.

Nos services de gestion d’audit éditeur

Prestations de conseil pour la gestion des audits de licences menés par les éditeurs logiciels.

Elée propose un offre complète pour accompagner les entreprises dans la prévention et la gestion des audits de licences de logiciels. Le schéma ci-contre présente la méthodologie Elée pour une démarche standard d’appui à la gestion d’un audit de licences. Ce type de prestation est également appelée “Contre-audit” ou “Audit Defense” et permet de gérer d’une part la relation avec l’auditeur et d’autre part de réaliser les analyses permettant de minimiser l’impact financier de l’audit.

Anticipation du risque : Plan de prévention des audits de licences logiciels

Nous aidons nos clients à anticiper les audits potentiels à travers des “Plans de prévention des audits éditeurs”, destinés à comprendre le contexte du client, identifier les facteurs déclenchants et évaluer les risques d’audits sur l’année à venir. Une matrice est formalisée, permettant de mener des audits à blanc et mener des plans de remédiation afin d’être “Audit Ready”.

Livrable : Plan de prévention annuel des audits logiciels

Mode d’intervention : Forfait

Anticipation du risque : analyse de conformité et remédiation

Dès réception de la lettre d’audit, il est nécessaire de mettre les équipes achats et IT en ordre de marche pour analyser la situation de conformité et lancer des actions de remédiation avant de transmettre des données à l’éditeur. L’objectif est de lancer une analyse de conformité (voir rubrique dédiée) afin d’identifier les non-conformité et les réduire au maximum avant de laisser entrer l’auditeur.

Livrables : Inventaire des achats/acquisitions, inventaire des installations/usages, position de conformité et évaluation du risque financier, plan d’optimisation/remédiation

Mode d’intervention : forfait

Conseil dans la gestion de l’audit et des relations avec l’éditeur/auditeur

Comment réagir à la réception d’une lettre d’audit ? Qui doit discuter avec l’auditeur ? A quel moment transmettre les données ? Quels sont mes droits et ceux de l’auditeur ? Comment être sûr que je ne fais pas d’erreur et que ce me réclame l’éditeur est justifié ? Les experts Elée vous accompagnent à chaque étape d’un audit de licences, répondent à vos questions, vous conseillent tout au long de l’audit et font monter en compétences vos équipes.

Livrables : Conseils au fil de l’eau (emails, présentations, lettres...)

Mode d’intervention : Temps passé

Contre-rapport d’audit

Elée est en mesure d’analyser les rapports d’audits fournis par les auditeurs. Nos experts détectent les leviers de négociation, les éventuelles erreurs ou calculs approximatifs, les “flous” juridiques qui peuvent être utilisés à votre avantage, et établissent ainsi un contre-rapport d’audit. Ce document est opposable à l’éditeur.

Livrable : Contre-rapport d’audit et explications associées

Mode d’intervention : Forfait ou Temps passé

Pourquoi choisir Elée ?

Indépendance

Notre indépendance vis-à-vis des éditeurs vous protège de tout conflit d’intérêt pour réduire vos coûts de licences

Expertise Licensing

Nos consultants sont spécialisés par éditeur. Ils maîtrisent totalement les règles de licences et les métriques de l’éditeur qu’ils adressent

Contre-rapport d’audit

Nos calculs de conformité et optimisations sont mis quotidiennement à l’épreuve des audits chez nos clients et sont opposables lors des audits

Conseil pour gérer l’audit

Nous menons plusieurs dizaines d’audits chaque année et vous conseillons dans la manière de les gérer au mieux

Montée en compétences

Au contact de nos consultants, vos équipes montent en compétences et apprennent à gérer les audits logiciels

Anticiper l’avenir

Nous vous conseillons sur la manière d’anticiper et préparer les situations d’audit

"L’expérience d’Elée dans les méthodes de collecte, la fiabilité de leurs calculs et des optimisations proposées et leur expérience des gestion d’audit éditeur ont été des atouts clés pour réduire à 0€ nos régularisations sur 3 audits d’affilée"
Témoignage lors de la convention annuelle du CRIP
Juin 2018

Martial O. Responsable Pilotage Contrats et Budget au sein de la Direction de la Production Informatique