Comment maîtriser les coûts associés au SaaS ?

Comment maîtriser les coûts associés au SaaS ?

 

La consommation des « Software-as-a-service » (SaaS) augmente à l’instar des autres services Cloud (IaaS et PaaS). Les éditeurs ont accéléré et facilité la fourniture de fonctionnalités métiers générant des tensions sur la chaine de décision et de contrôle. Selon le cabinet Blissfully, la dépense liée aux produits SaaS par entreprise a augmenté de 50% en 2019.

 

Comment les directions Informatiques & Achats maîtrisent-elles ces nouveaux usages et dépenses ?

Les éditeurs de SaaS proposent des offres pour tous les besoins de l’entreprise : collaboratif (Teams, Slack), CRM (Salesforce, Hubspot), traitement de la facturation et de la paie (Sage), gestion des ressources humaines (ADP, LinkedIn), service client (Atlassian, ZenDesk) etc. Ainsi, les grandes entreprises utilisaient plus de 200 applications SaaS en 2019 selon ITAM Review.

 

Il est nécessaire que les directions IT mais aussi Achats mettent en place une stratégie spécifique afin de maîtriser les usages et dépenses du SaaS afin de :

  • Garantir le respect des standards IT
  • Veiller aux enjeux opérationnels (Usages, perspectives de croissances ou décommissionnements, etc.)
  • Faire respecter la politique sécurité et RGPD
  • Maîtriser les enjeux financiers

 

D’après ITAM Review, des recherches indiquent que 30 à 40% des dépenses liées aux applications SaaS sont « gaspillées ». Ces dépenses superflues prennent les formes suivantes :

  • Canaux d’achats multiples
  • Duplication de produits SaaS similaires
  • Licences inutilisées (par exemple, l’utilisateur a quitté la société)
  • Licences sous-utilisées

 

Elée propose à ses clients de mettre en place un mécanisme de gestion de la demande afin de maîtriser les différents engagements.

Ainsi, les directions IT auront une meilleure connaissance des usages présents et futurs, ce qui permettra de rationaliser leur panel et optimiser les renouvellements et négociations.

Pour chaque solution inventoriée, il est important de challenger les usages avant un potentiel renouvellement de contrat :

  • Qui sont les utilisateurs de l’application ? Le nombre d’utilisateur est-il stable ?
  • Quelles sont les métriques ? Une solution comparable existe-t-elle au sein de l’entreprise ?
  • Quel est le niveau de satisfaction des utilisateurs ?
  • Toutes les fonctionnalités sont-elles utilisées ?
  • Le support est-il sollicité ?
  • Quels sont les clauses de sortie et de transférabilité des données ?
  • etc.

 

En fonction des informations collectées, des économies peuvent être générées à court terme :

  • Par le biais d’une renégociation (par exemple, une baisse du prix unitaire dans le cas d’une augmentation du nombre d’utilisateurs)
  • Suite à une réduction du volume/périmètre
  • Suite à l’arrêt de la solution, ou au remplacement de celle-ci (par exemple si une solution comparable moins onéreuse existe dans l’entreprise)

Le contrôle des usages permet aussi de limiter les risques de non-conformité (car oui, il est possible d’être non-conforme en SaaS) et ainsi d’éviter des coûts non-maîtrisés en cas de demande de régularisation ou d’audit de la part de l’éditeur. La non-conformité peut résulter de connexions par des utilisateurs non-autorisés (utilisateur générique et non utilisateur nommé), d’un dépassement du nombre de connexions à la plateforme ou du nombre d’API journalier etc.

La mise en place d’une stratégie de gestion adaptée au Software-As-A-Service permet de mieux gérer les risques et coûts associés mais aussi d’assurer que les applications soient utilisées de manière responsable, sécurisée et conforme aux règles dictées par l’éditeur. L’entreprise doit disposer d’une vue d’ensemble des logiciels SaaS auxquels les différentes directions ont souscrit et challenger régulièrement les besoins et les usages des différentes solutions pour garder les dépenses sous contrôle.

 

Cet article a été rédigé par :

Marie Voldoire – Consultante Performance Achats chez Elée

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