Acquisitions IBM – Changement de nom des produits : les bonnes pratiques pour s’éviter le casse-tête !

En 2018, Elée expliquait la nécessité d’investiguer vos achats et vous partageait ses conseils afin d’obtenir l’exhaustivité des acquisitions IBM dans un environnement complexe. Maîtriser son patrimoine de licences nécessite aussi de bien comprendre et de tracer tous les changements affectant le nom des produits. En se référant aux termes du Passport Advantage, l’éditeur s’accorde le droit de remplacer, retirer, ajouter des nouveaux produits “à tout moment” (1.9 Produits Eligibles). S’adapter aux nouveaux noms n’est pas chose aisée dans la mesure où aucun outil n’effectue l’opération automatiquement quand bien même IBM informe publiquement l’ensemble de ces changements.

 

IBM (International Business Machines Corporation), est l’un des principaux éditeurs de logiciels au monde. Son catalogue s’est enrichi principalement au travers d’acquisitions (Filenet, Ilog…). Le dernier exemple en date est l’acquisition de Red Hat éditeur phare de l’open source. L’intégration d’entreprises très différentes a permis à IBM d’acquérir un catalogue de produits dense. En conséquence ses règles de licensing sont aussi très variées (plusieurs centaines de métriques).

 

Il faut également garder à l’esprit qu’avec plus d’un siècle d’existence, IBM, l’éléphant du monde informatique, a dû sans cesse se réinventer et s’adapter aux nouveaux challenges (virtualisation, cloud, intelligence artificielle…). Le changement de nom des produits fait partie intégrante de la stratégie des équipes marketing d’IBM  La « rebaptisation » d’IBM Cognos TM1 en Planning Analytics à la suite de l’intégration de nouvelles fonctionnalités en est une parfaite illustration.

 

Retracer l’histoire des acquisitions IBM devient un défi pour les équipes achats et SAM. Plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place pour disposer d’une base achat IBM exhaustive. Souvent il peut arriver que des produits dont la maintenance est annuellement renouvelée soient dépourvus d’une licence de base. Peut-on pour autant conclure à une non-conformité ? Non, la licence de base peut avoir été obtenue sous un ancien libellé.

 

Mettre en place une veille produit

La veille vous permettra de capter les évolutions des produits de l’éditeur afin de ne pas rater une information essentielle dans la constitution de votre portefeuille d’acquisitions. Dans notre cas, plusieurs actions peuvent être envisagées :

Sur le suivi à chaud :

·       Mettre en place une alerte pour être prévenu d’une lettre d’annonce publique ou d’un e-mail de la part d’IBM.

·       Identifier dans votre veille les mots clés pertinents concernant vos produits déployés afin d’être aux aguets

Sur le suivi à froid :

·       Utiliser le software Withdrawal (annonce publique sur le retrait ou remplacement d’un produit publiée par IBM). Pour atteindre facilement l’information souhaitée sur le produit voulu il est souvent efficace de taper le nom du produit suivi de la mention « withdrawal IBM » dans votre moteur de recherche

·       Exiger des équipes commerciales ou PA de vous fournir mensuellement une synthèse des changements (évolution, …).

 

Comment ?

De nombreux outils gratuits peuvent être utilisés comme Google Alerte ou encore les agrégateurs de flux RSS (Feedly, InoReader …).

 

Documenter l’historique d’un produit

La création d’un tableau de correspondance peut constituer une solution peu coûteuse et efficace pour rechercher rapidement l’historique de nommage d’un produit. Ainsi chaque nom est associé à son appellation de base, ce qui facilite l’investigation de l’historique et dissipe la confusion. De plus, cet exercice permet d’éviter quelques pièges grâce à l’investigation menée, comme confondre les noms de produits qui s’apparentent à un changement de nom (IBM Cognos Enterprise Planning n’est le même produit que IBM Cognos Enterprise Planning TM1 par exemple), ou encore de ne pas manquer un basculement de métrique.

 

Il est conseillé d’inclure plusieurs critères à cette table pour s’assurer de la cohérence :

–        L’ajout des dates de sortie associées au nom de chaque licence pour la situer dans le temps

–        L’ajout du part number et du libellé entier du nom du produit, bon indicateur pour vérifier la cohérence de l’historique de la licence et pour savoir s’il s’agit d’une license de Base, d’un Trade-Up (principe qui permet de convertir des produits à une édition supérieure selon un prix défini dans la price list d’IBM pour une même gamme de produit), d’un reinstatement (achat d’une licence de maintenance suite un arrêt de cette dernière afin de pouvoir utiliser une version plus récente du produit) ou d’un support de maintenance.

–        Le lien vers le texte de licences à date du changement

 

Sur le long terme adopter cette méthodologie, jusqu’à créer une étape incluse dans les process habituels, représentera un gain de temps considérable pour les équipes tout en sécurisant la connaissance .

 

Pourquoi est-ce important de garder une trace de l’ancien nom ?

Enfin, cet inventaire des droits vous permettra, en cas d’audit, de challenger la vision que l’éditeur ou l’auditeur a de votre parc. En effet, il est fréquent que l’éditeur « oublie » certains achats et donc identifie des non-conformités qui n’en sont pas.

 

En somme cette étape est primordiale pour la fiabilité de l’inventaire. Ne pas la négliger permet d’activer de façon plus performante les leviers d’optimisation pour assurer la fiabilité de la conformité d’un parc informatique.

 

Auteur - Camille GenouxEcrit par Camille Genoux

Consultant SAM

 

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