SAP – Améliorer l’inventaire, optimiser le licensing

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SAPLes contrats SAP contiennent une clause d’audit qui impose de réaliser un inventaire annuel. Cet inventaire s’appuie sur un rapport généré par le client lui-même – la synthèse SLAW – accompagné selon les cas de déclaratifs complémentaires pour les produits non remontés dans SLAW.

Si ce procédé permet de largement automatiser l’inventaire, il expose le client à un risque incontrôlé, conséquence du mode de fonctionnement de la transaction SAP.

Dans une synthèse SLAW, comment sont comptées les licences « Utilisateurs » ?

SLAW est le rapport généré par la transaction du même nom qui consolide les fichiers USMM issus de chaque système de l’ERP. Elle permet de déterminer le nombre de licences « user » SAP utilisées.

Pour les licences « user » (Professional, Employee, etc.), SLAW consolide les identifiants utilisateurs, puis réalise un dédoublonnage simple sans tenir compte d’autres éléments comme par exemple les prénoms, noms ou email. Dans le cas général, la transaction affecte ensuite à chaque utilisateur la licence la plus « élevée » parmi le pool détenu.

Pour l’organisation centrale chargée d’envoyer à SAP la synthèse SLAW, l’inconvénient majeur de cette dernière est le manque d’indice ou de rapport détaillant les effets, positifs ou négatifs, introduits par le dédoublonnage et la consolidation automatiques entre les systèmes.

Quelques bonnes pratiques avant de générer une synthèse SLAW

1er niveau d’optimisation : le nettoyage

Les utilisateurs de l’ERP ne sont identifiés par la transaction SLAW qu’au travers leur identifiant. Aussi, si un utilisateur dispose de plusieurs identifiants (donc plusieurs comptes), plusieurs licences lui seront allouées alors qu’une seule aurait pu suffire. Les causes de ces comptes doublons peuvent être multiples :

  • Chevauchement d’un ancien et nouveau protocole d’attribution des identifiants au sein de l’organisation
  • Mobilité interne ou internalisation d’un collaborateur et non-suppression de son précédent compte utilisateur
  • Création de comptes temporaires et non-suppression après utilisation

Cette opération de nettoyage consiste donc à identifier puis à supprimer les comptes doublons que la synthèse SLAW ne parvient pas à identifier.

2ème niveau d’optimisation : l’homogénéisation

Un utilisateur est souvent enregistré dans plusieurs systèmes de l’ERP qui peuvent-être administrés par des directions ou des filiales différentes. En conséquence, un même utilisateur peut se voir attribuer des licences différentes selon les systèmes dans lesquels il est enregistré. Il est donc primordial, pour éviter un « double comptage », de veiller à ce que les utilisateurs ne soient comptabilisés qu’une seule fois.

3ème niveau d’optimisation : la requalification & le profiling

Appliquer les règles d’allocation fournies par SAP peut s’avérer difficile. Cette dernière optimisation consiste à analyser les règles et métriques applicables pour les différents types de licences « user » puis à définir des catégories d’utilisateurs à qui l’on attribuera un seul et unique type de licence en fonction de son usage (exemple : métier 1 = licence de type 1…). Cette approche permet d’améliorer la cohérence entre les métiers des utilisateurs et leurs licences allouées pour ainsi éviter un licensing en « Professional User » par défaut. Ce profiling génère des économies de coûts très significatives quand on sait que par exemple une licence Professional User coûte 9x plus cher qu’une licence Employee.

 

Stéphane Campagne – Senior Consultant, Elée

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